お役立ち!コラム

2015.07.17

マイナンバー制度 ―事業者の皆様が注意すべき4つのポイント―

来年平成28)1月から順次、マイナンバーの利用が始まります。従業員パート、アルバイトを含むを雇用する企業個人事業者を含むは、税や社会保険の手続きにおいて、マイナンバーを取り扱うことになります。

前回のコラム(平成25820日付)ではマイナンバー制度の概要、中小企業での対応等についてご紹介しましたが、今回はマイナンバーの取り扱いにおける事業者の皆様が注意すべき4つのポイント (1)取得 (2)利用・提供 (3)保管・廃棄 (4)安全管理措置をご説明します。

注意すべきポイント 1.取得

皆様は、従業員等のマイナンバーを記載した税や社会保険の書類を行政機関等に提出するため、全従業員(雇用形態は関係しません)と役員からマイナンバーを取得しなければなりません。

また、日本に居住する外国人にもマイナンバーが付与されるため、外国人従業員からも取得する必要があります。なお、派遣社員は、派遣元企業が取得するため、派遣先企業が取得する必要はありません。

マイナンバーは、扶養手続きなどにおいて、従業員本人だけではなく、その扶養家族のマイナンバーも取得する必要があります。正社員が少なくても、パート、アルバイト等が多い企業の場合、取り扱うマイナンバーが多くなるため、特に注意が必要です。

●マイナンバーの取得が必要な従業員等

・正社員
・契約社員、嘱託社員
・パート、アルバイト(高校生や大学生も必要)
・外国人従業員
・役員

※上記従業員等の扶養家族も取得が必要

報酬等や不動産関係の支払先も対象

報酬、料金、契約金等の支払調書や不動産関係の支払調書にもマイナンバーの記載が必要になるため、その支払先からもマイナンバーを取得しなければなりません。

利用目的を通知・公表する

マイナンバーは、法律で定められた税と社会保険の手続きに使用する以外の目的(自社の顧客管理など)で取得することはできません。マイナンバーの取得の際には、あらかじめ従業員等や外部者に対して、その利用目的を特定して、通知または公表する必要があります。

●利用目的の特定の例

・「健康保険・厚生年金保険届出事務」のため
・「源泉徴収票作成事務」のため 等

●利用目的の通知・公表の例

・社員へのメール等での通知
・社内掲示板への刑事
・イントラネットへの公表 等

厳格な本人確認が必要

マイナンバーを取得する際には、他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行う必要があり、その際の本人確認では、マイナンバー(番号)の確認と身元確認を行います。なお、従業員の本人確認については、雇用関係にあることから、本人に相違ないことが明らかである場合は、身元確認は必要ありません。

注意すべきポイント 2.利用・提供

皆様は、社会保障・税に関する手続書類に従業員等のマイナンバーなどを記載して役所に提出します。法律で定められた目的以外での利用や提供はできません。たとえ、社員や顧客の同意があってもマイナンバーを社員番号や顧客管理番号などに利用することはできませんのでご注意ください。

なお、「個人番号カード」の裏面に記載されたマイナンバーは、法令で認められた場合以外で、書き写しやコピーはできません。

注意すべきポイント 3.保管・廃棄

マイナンバーを含む個人情報(マイナンバーが記載された書類等)の保管は、必要がある場合(継続的な雇用があるなど)や保管義務期間が決まっている場合にのみ認められています。

マイナンバーを保管する必要がなくなった場合は廃棄・削除しなければなりません。廃棄を確実に行うため、該当書類を事業年度ごとにファイリングするなどして、廃棄すべき時期がわかりやすいようにしておきましょう。

●保管が認められる場合

・翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合
・法令で一定期間保存が義務づけられている場合

●廃業・削除しなければならない場合

・税や社会保険の手続きで使う必要がなくなった場合
・法令で定められた保存期間を経過した場合 等

注意すべきポイント 4.安全管理措置

既に情報漏えい対策を行っている方々も多いと思いますが、マイナンバーの取り扱いは、個人情報保護法よりも厳格な保護措置をとるように規定されていますのでもう一度、対策の見直しが必要になります。



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【参考リンク】

内閣官房 マイナンバー社会保障・税番号制度
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/